ELECTRONIC ACCOUNTING ARCHIVES

电子会计档案管理

面向集团企业的电子会计档案全流程解决方案,为会计档案采集、归档、借阅、销毁全流程数字化管理提供支撑,实现会计凭证、账簿、报表等各类档案资料的全覆盖。

会计资料收集档案整理归档档案保管档案利用检索长期安全存储四性认证
五环节收集 · 整理 · 保管 · 利用 · 存储
全覆盖凭证 · 账簿 · 报表 · 影像附件
精确到发票级多维检索 · 元数据全文检索
四性保障真实 · 完整 · 可用 · 安全
方案概述
随着「互联网 + 税务」改革,会计工作由电算化向信息化转变,电子档案管理已成必然趋势
图片位置 · 电子档案管理全景图采集·归档·借阅·销毁全流程架构示意图

档案数字化,全流程一站式管理

电子档案管理为企业会计档案采集、归档、借阅、销毁全流程的数字化管理提供支撑,实现会计凭证、账簿、报表等各类档案资料的全覆盖。

通过系统接口建立会计业务系统与档案系统的联动,实现会计档案电子化归档,极大减少纸质整理时间,降低纸质档案整理过程中丢失或其他失误的风险,提高工作效率。

采集归档借阅销毁凭证账簿报表
传统模式的痛点
旧有模式下财务会计人员业务量繁重,手工分类、整理、装订,流程繁杂、效率低下

整理归档繁重

手工进行分类、整理、装订等工作,流程繁杂,工作效率不高。

纸质档案风险

纸质档案在整理过程中存在丢失、破损等失误风险。

借阅流程繁琐

借阅需办理手续、审批后到档案馆查询,整个利用过程费时费力。

利用效率低下

纸质档案查找困难,难以满足实时查询与业务分析需求。

全流程数字化管理
五大环节环环相扣,点击切换查看各环节详细功能与系统界面
① 会计资料收集
② 会计档案整理
③ 会计资料保管
④ 会计档案利用
⑤ 会计档案存储
图片位置 · 资料采集界面会计资料采集界面示意图

会计资料收集

通过会计资料收集服务,采集会计核算系统和其他外部系统产生的凭证资料(记账凭证、原始凭证:如报销单据、电子发票、电子票据,及影像文件等)、账簿资料、报表资料等。

  • 会计资料采集需填写必要信息并上传相关附件,方便日后管理、搜索、分析
  • 必填信息:题名、会计资料分类(会计凭证、会计报告、会计账簿、其他会计资料等)
  • 必填信息:会计年度、会计期间起、文号、生成日期等
  • 支持记账凭证、原始凭证、影像文件等多类附件上传
凭证资料账簿资料报表资料附件上传
图片位置 · 会计分类整理会计分类明细列表界面示意图

会计档案整理

对收集到的会计资料进行数据处理,分类组装档案元数据及其附件文件,同时加密数据信息,并进行板式文件格式转换、完成会计资料接收、组卷归档。

  • 按卷宗号、目录号、案卷号生成存储目录
  • 按会计凭证、会计账簿、会计报表自动统计生成应归档信息、会计档案目录及卷内目录
  • 按档案属性分类编辑管理:分类名称、编码、所属会计分类、编制、保管期限、密级、状态等
  • 支持通过筛选关键字查阅相关文档
元数据组装加密处理板式转换组卷归档卷内目录
图片位置 · 档案保管会计档案移交接收界面示意图

会计资料保管

电子档案管理系统支持实现电子会计档案的归档移交与接收、实体档案的入出库、档案的质检等操作,实现档案全生命周期保管。

  • 会计档案移交记录:全程留痕可追溯
  • 会计档案接收:电子档案规范接收
  • 会计档案归档:自动组卷、规范入库
  • 实体档案入出库与档案质检管理
归档移交档案接收实体入出库档案质检
图片位置 · 档案检索利用文件检索界面示意图

会计档案利用

支持档案的综合利用,可对会计档案数据进行多维检索(精确到发票级)、借阅、鉴定销毁、统计等操作,让档案数据发挥服务业务分析的价值。

  • 目录查询、专题查询、综合查询、模糊查询及元数据全文检索查询
  • 记账凭证、业务系统单据、电子票据及实体单据影像,通过影像档案编号与其他业务单据号实现对应关系映射
  • 附件检索支持快速查阅档案附件、税务发票、财政票据、银行回单等文件
  • 档案文件展示明细:会计分类、附件名称、会计期间、所属档号、稿本类型、分类明细等
多维检索借阅鉴定销毁统计发票级检索
图片位置 · 档案安全存储档案存储备份架构示意图

会计档案存储

支持档案的长期存储备份,满足会计档案管理对安全性的要求,在身份认证、防篡改、防泄露、原始性和完整性方面提供整套的安全保障解决方案,按规章制度要求为企业生产经营提供历史借鉴资料。

  • 长期存储与备份,保障档案数据安全可靠
  • 身份认证 + 权限控制,防止未授权访问
  • 防篡改、防泄露,保证档案原始性与完整性
  • 按规章制度要求,为企业生产经营提供历史借鉴资料
长期备份身份认证防篡改防泄露原始性完整
系统界面演示
覆盖采集、整理、保管、检索全流程的核心操作界面(图片待上传)
图片位置 · 资料采集界面会计资料采集界面示意图
会计资料采集题名 / 分类 / 年度 / 期间 / 文号 / 生成日期
图片位置 · 添加附件附件上传界面示意图
添加附件凭证、发票、影像文件上传管理
图片位置 · 会计分类明细分类列表界面示意图
会计分类明细分类名称 / 编码 / 保管期限 / 密级
图片位置 · 档案移交记录移交列表界面示意图
会计档案移交记录归档移交 / 接收 / 质检全程留痕
图片位置 · 文件检索检索查询界面示意图
文件检索目录查询 / 专题 / 综合 / 模糊检索
图片位置 · 附件检索附件检索界面示意图
附件检索税务发票 / 财政票据 / 银行回单
四性认证保障
依据电子会计档案管理要求,从真实性、完整性、可用性、安全性四个维度提供体系化保障
Authenticity

真实性

来源真实、内容真实,档案信息可溯源;电子签名与身份认证确保档案由合法主体在合法系统中产生,防伪造、防抵赖。

Integrity

完整性

元数据与附件完整、数据链条完整;板式文件转换与加密存储防止内容缺失或篡改,全程操作留痕可审计。

Availability

可用性

可检索、可调阅、可呈现;多维检索精确到发票级,元数据全文检索保障档案随时可用,长期可读。

Security

安全性

身份认证 + 权限控制,防篡改、防泄露;长期存储备份,保障档案数据安全可靠,符合会计档案管理规章制度。

五环节 · 全流程闭环
从资料采集到长期存储,环环相扣、全程数字化
1

收集

采集凭证、账簿、报表及影像附件,规范录入必填信息

2

整理

元数据组装、加密、板式转换,组卷归档生成卷内目录

3

保管

归档移交与接收、实体入出库、档案质检全程留痕

4

利用

多维检索、借阅、鉴定销毁、统计,精确到发票级

5

存储

长期存储备份,四性保障,为企业经营提供历史借鉴

会计档案数字化,让档案管理更高效更安全

全流程数字化管理,四性认证保障,助力企业档案合规升级

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